Il problema
Il software è stato scelto, pagato, installato. Poi le persone hanno continuato a lavorare come prima, con i loro fogli di calcolo, le loro mail, i loro appunti. Il gestionale c'è, ma l'azienda viaggia su un binario a parte. La giustificazione comoda è che le persone resistono al cambiamento. Quasi mai è quello.
Cosa succede davvero
Nessuno ha risposto dell’adozione, e le funzioni hanno fatto il compito senza preoccuparsi dell’insieme: l’IT ha installato, configurato il software e poi ha fornito la documentazione; le altre funzioni hanno fatto la formazione di base. Il costo del passaggio, costituito dal tempo per imparare, dalla lentezza operativa iniziale, dalla duplicazione nei momenti di compresenza, non è stato messo in conto da nessuno. Così, per chi doveva usarlo ogni giorno, il modo vecchio è rimasto più conveniente.
Cosa si guarda
Si ricostruiscono le operazioni reali, confrontando il processo ideale con quello effettivo. Poi si guarda chi presidia cosa, e qui molto spesso arriva la sorpresa: molti passaggi non erano presidiati ufficialmente, ma lasciati implicitamente alle responsabilità dei singoli. Ognuno di quei passaggi regge finché regge la persona: cede quando cambia ruolo, va in ferie o è sotto pressione. Infine si mette un numero sul costo del passaggio, perché finché resta implicito nessuno lo paga.
Per chi
Il titolare e chi ha deciso l'acquisto, insieme alle persone che dovrebbero usarlo ogni giorno. È un percorso che funziona meglio se tutti i lati sono nella stessa stanza.
Come si svolge
In piccolo gruppo aziendale, preferibilmente distribuito: serve tempo tra le sessioni per osservare il lavoro vero. Possibile anche in forma intensiva quando la decisione è urgente.
Cosa ne esce
L'azienda sa dove il sistema e il lavoro divergono, e ha la lista di ciò che va corretto, distinguendo cosa si aggiusta con un intervento software, cosa con la formazione, cosa con un cambiamento di processo e cosa non si tocca. Sa quanto costa il passaggio e chi lo paga. E soprattutto, viene definita in modo trasparente e condiviso la responsabilità dell'adozione.
