Percorsi in azienda / 04
Uso incontrollato degli strumenti di AI
I miei dipendenti usano l'AI e non so cosa ci mettono dentro
Il problema
Nessuno l'ha decisa, nessuno l'ha vietata, e intanto si usa. Preventivi incollati in una chat per farsi riscrivere la mail, elenchi clienti dati in pasto per farne un riassunto, bozze di contratto rilette da uno strumento che nessuno ha valutato. Il titolare lo scopre per caso, e l'istinto è vietare tutto. Il divieto non funziona: sposta l'uso sui telefoni personali, dove non si vede più niente.
Cosa succede davvero
Le persone non stanno aggirando una regola: una regola non c'è. Usano quello strumento perché il lavoro da fare è più di quanto riescano a fare, e quello glielo alleggerisce. Il rischio vero non è che lo usino: è che lo usino senza sapere cosa è sensibile e cosa no, con strumenti scelti a caso, e senza che nessuno abbia mai detto dove passa il confine. Il buco non è tecnologico, è di regole mai scritte.
Cosa si guarda
Si guarda dove passano davvero i dati dell'azienda e quali di quei dati sono un problema se escono. Si capisce perché le persone lo usano, perché è lì che si vede quale lavoro l'azienda non riesce a smaltire. E si cerca il confine praticabile: uno che le persone possano rispettare senza tornare a nascondersi.
Per chi
Il titolare, chi ha responsabilità sui dati, e le persone che già lo usano, che sono più di quante il titolare pensi.
Come si svolge
Intensivo, in piccolo gruppo: è il percorso che più spesso serve in fretta. Possibile 1-to-1 col titolare quando la priorità è decidere le regole prima di comunicarle.
Cosa ne esce
L'azienda sa quali dei suoi dati sono davvero un problema se escono, e sono meno di quanto si tema e diversi da quello che si immagina. E ha un confine scritto e praticabile: le persone sanno cosa possono fare, quindi smettono di nasconderlo.
